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No deje que una mala comunicación
convierta sus trámites en una pesadilla.

Escrito por: Vanessa Alonso Palacios

Introducción

 

La comunicación es necesaria en cualquier ámbito y requiere que sea clara para todos. A la hora de realizar algún tipo de trámite ante una entidad o institución pública, muchos ciudadanos presentan problemas en la forma de comunicarse, precisamente por no dar ni recibir una información adecuada, con un lenguaje claro sobre lo que necesitan. El estado debe garantizar los derechos y uno de ellos, es ofrecer de manera efectiva: la información de programas, trámites y servicios que ofrece el estado a la ciudadanía, que en muchas ocasiones se ve empañado por la falta de comunicación de alguna de las partes.

 Los problemas comunicativos entre funcionarios públicos y usuarios son más frecuentes de lo que uno puede pensar. Por una parte, los funcionarios del estado no dimensionan que muchas de las personas que se acercan a sus despachos, no tienen educación ni un bagaje cultural amplio y llegan con muchas dudas e inquietudes para solicitar información que requieren, lo cual genera conflicto e impaciencia para orientar a los usuarios. Por otra parte, la mayoría de las personas cuando llegan a estas entidades públicas presentan toda clase de dificultades para poder ser atendidos. Frases como: “hay mucha fila”, “los turnos son demorados”, “no me atendieron” y peor aún: “me dijeron que no se puede hacer nada”; son el pan de cada día de estos usuarios que necesitan soluciones oportunas sobre sus necesidades.

Para esto hay que tener en cuenta lo siguiente: los funcionarios deben manejar un lenguaje claro y enfocado en la comprensión, el respeto y la amabilidad. Deben promover diferentes alternativas para la ejecución de una comunicación acertada hacia la
ciudadanía, que esté representada en: calidad, agilidad de los trámites y servicios y mejoramiento de la relación entre las partes a intervenir. Los usuarios deben tener presente que, sin una correcta comunicación, no se va a transmitir un mensaje claro y directo y de esta forma, se generará confusión, mayor pérdida de tiempo y falta de recursos para aclarar la información que se quiere dar a conocer y posteriormente resolver.

Debido a estas situaciones, muchas personas se acercan a la Corporación Intermediar y llegan con la esperanza de poder ser atendidos y entendidos de la mejor manera, sin que sus trámites y necesidades parezcan una pesadilla. En nuestras oficinas, nunca se menciona la típica frase: “no se puede hacer nada”, porque siempre se puede hacer algo, tal vez no será fácil pero no es imposible. Nuestras asesorías y prestación de servicios jurídicos están encaminados a la cultura del servicio, a la buena atención, a la construcción de una comunicación efectiva y a una gestión eficiente en donde: se oriente, se aclare y se sugiera alternativas de solución a los conflictos, para reducir las brechas sociales que tanto han dividido el país. Con estas herramientas como corporación, permitimos que el ciudadano se ajuste a su realidad y cumpla las expectativas de haberse sentido orientado de forma asertiva.

La comunicación en general debe estar fortalecida a través de la confianza y la claridad. Toda organización pública o privada, debe ofrecer mecanismos de mayor entendimiento y transparencia en la información que se va a proporcionar a sus usuarios, fomentando la inclusión social, la fe en las instituciones y la participación ciudadana.

Conoce a:

Directora del área de comunicaciones, mercadeo y proyectos de la Corporación INTERMEDIAR.